01213132
Berbagai aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
a.Skala Prioritas Tujuan
Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari
tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat
penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh
bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang
diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala
prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang
disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman
organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan
kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam
merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala
prioritas tersebut.
b.Kerangka Waktu Tujuan
Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa
setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan
gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan
dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada
aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda
dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang
direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari
satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5
tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu
sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi
tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi
manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja
yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi
akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya
secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka
meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek,
menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu
kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh
karena itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya
berfokus pada salah satu unsur waktu saja.
c.Konflik Diantara Tujuan
Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang
berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi
mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai
yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan
kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka
tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh
karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar
pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan
sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan
manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari
berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
d.Pengukuran Tujuan
Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu
manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang
percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan
kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya
dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa yang
akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan
di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan
efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi
kegiatan.
2. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka
pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang
berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi
sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari
bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan
kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan
mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu
mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi
seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi
sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang
telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan
pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.
3. Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan
mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang
merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka
pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang
berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk)
sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih
memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada
memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan
terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati,
sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi
pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan
terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan
perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan
tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
4. Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana
organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan
sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi
berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam
organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha
memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan
merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala
kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer
menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan
yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat
membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan
memberikan sinyal dini bagi manajer.
5. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya
metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu.
Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan
dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka
metode pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi
permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung
kurang sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan
analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar
yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar